Dicas úteis

O que é um Sistema Eletrônico de Gerenciamento de Documentos e por que é necessário?

O gerenciamento eletrônico de documentos na organização permite otimizar o processo de trabalhar com documentos em todas as etapas: da redação à aprovação e ao envio de uma cópia finalizada. Como implementar um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos em uma organização e quais são as especificidades de sua aplicação em vários departamentos da empresa, contaremos em nosso material.

Etapa 1. Análise do sistema de gerenciamento de documentos existente

Os documentos podem ser criados na empresa ou inseridos em papel e em formato eletrônico. A análise pode identificar deficiências no fluxo de trabalho atual da empresa como:

  • perda de documentos
  • duplicação excessiva
  • longo tempo de aprovação
  • custos de impressão ou obtenção de uma imagem digitalizada de um documento em papel etc.

O sistema existente na empresa pode não atender mais aos requisitos modernos para trabalhar com documentos, como:

  • mecanismo de pesquisa conveniente,
  • controle operacional em todas as etapas do trabalho com o documento,
  • Possibilidade de edição e aprovação autorizadas.

Bem como outros requisitos do sistema relacionados às especificidades do gerenciamento de documentos na empresa.

O que é um EDMS?

Com o desenvolvimento da Internet, o tempo de pastas grossas e arquivos empoeirados é coisa do passado. Agora, o processo de trabalho com documentos é totalmente automatizado. Os documentos necessários podem ser encontrados em um clique e o arquivamento é feito sem nenhuma intervenção humana. Tais oportunidades são abertas às empresas pelo EDMS.

O sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (EDMS) é um software especial, devido ao qual o processamento de documentos em formato eletrônico ocorre. Em outras palavras, graças ao EDMS, é possível transferir documentos entre funcionários, emitir tarefas individuais, arquivar etc.

Certamente muitas organizações são capazes de criar documentos eletrônicos, armazenar e transferi-los. No entanto, simplesmente um formato eletrônico não terá força legal. Para que o papel eletrônico ganhe peso, é importante que seja assinado por ambas as partes. Nesse caso, os documentos devem ser selados com uma assinatura eletrônica especial.

Portanto, o EDMS pode ser dividido em dois tipos:

  1. Fluxo de documentos dentro da empresa entre funcionários,
  2. Fluxo de documentos entre várias empresas e organizações por meio de canais de comunicação especiais.

Para usar o EDMS dentro da organização, é necessário um software especial. Normalmente, esse programa é chamado de plataforma EDO. Além disso, para o bom funcionamento desse software, será necessário equipamento adicional. Por exemplo, servidores, canais de rede e muito mais.

Será necessário um operador de gerenciamento eletrônico de documentos se for necessário trabalhar com documentos entre duas empresas diferentes. Esse operador será um bom ajudante. Afinal, ele sabe como entregar mensagens, verifica em qual formato os documentos são enviados, requer e controla a assinatura eletrônica, armazena e arquiva documentos independentemente, etc.

Assim, o EDMS é o "sistema circulatório" de todo o negócio. Isso economiza muito tempo e, é claro, afeta positivamente o trabalho da organização como um todo. Mas esse tipo de processamento de informações é sempre útil? E um EDMS é capaz de prejudicar um negócio? Para responder a essas perguntas, é necessário considerar os lados positivo e negativo do gerenciamento de documentos eletrônicos.

Etapa 2. Formulação de requisitos para o sistema de gerenciamento eletrônico de documentos e desenvolvimento de um plano para sua implementação

Nesse estágio, os esforços dos especialistas em gerenciamento e TI da empresa são combinados para definir corretamente metas e objetivos que são resolvidos por meio de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos. O sistema deve pelo menos fornecer:

  • controle de registro de entrada e saída de documentos,
  • tradução de documentos em papel em formato eletrônico (digitalização e reconhecimento),
  • troca de documentos entre unidades estruturais da empresa,
  • classificação de documentos em grupos,
  • pesquisa rápida de um documento por parâmetros-chave e texto,
  • criação de cópias de backup e archive,
  • capacidade de gerenciar direitos de acesso,
  • resolvendo outros problemas.

Tarefas formuladas separadamente para trabalhar com documentos nascidos diretamente na própria empresa. O sistema deve permitir:

  • criar, ajustar, coordenar rascunhos de documentos,
  • controlar os artistas pelos prazos,
  • registrar todas as ações com um documento etc.

Tendo em vista as tarefas definidas, é elaborado um plano para a introdução de um sistema eletrônico de gerenciamento de documentos na empresa.

Etapa 3. Desenvolvimento de procedimentos operacionais do sistema

  • as regras básicas do sistema são fixadas,
  • a lista de documentos envolvidos no gerenciamento eletrônico de documentos é determinada,
  • seus modelos e formatos são aprovados,
  • descreve a tecnologia de conversão de documentos em papel em documentos eletrônicos,
  • regras detalhadas para acesso a documentos,
  • decifrar outras nuances do sistema.

Etapa 4. Preparando a Inicialização do Sistema e o Treinamento do Usuário

Na fase de implementação, o sistema de gerenciamento eletrônico de documentos é testado, as configurações necessárias para equipamentos e software são feitas. As senhas estão sendo definidas, o pessoal explica os recursos de acesso ao sistema.

Além disso, a equipe passa por treinamento e teste de conhecimento de instruções para trabalhar no sistema de gerenciamento eletrônico de documentos.

Ordem sobre a transição para o gerenciamento eletrônico de documentos

Para que o sistema de gerenciamento eletrônico de documentos comece a funcionar legalmente, é emitida uma ordem na qual:

  • indica a data de início do sistema,
  • a entrada em vigor da documentação organizacional relacionada (regulamentos, instruções, regras) seja garantida,
  • é aprovada uma lista de pessoas que têm acesso concedido ao sistema
  • Os termos para instruções e treinamento dos funcionários são detalhados
  • decifrar outras nuances associadas à implementação do sistema de gerenciamento eletrônico de documentos.

Pedido de amostra na transição para o gerenciamento eletrônico de documentos (trecho):


O pedido deve estar familiarizado com todos os funcionários envolvidos.

Regulamento sobre gerenciamento de documentos eletrônicos

Às vezes, as empresas desenvolvem um documento separado sobre o trabalho com documentos eletrônicos, combinando nele todas as instruções e regulamentos relacionados. Este documento é chamado "Regulamento sobre gerenciamento de documentos eletrônicos".

O que incluir nesta provisão e como detalhar questões individuais sobre como trabalhar com o sistema, a empresa decide. Um conjunto indicativo de seções é mostrado na figura:


Amostra do regulamento sobre gerenciamento de documentos eletrônicos na organização (trecho):


Sistema de gerenciamento eletrônico de documentos: programas de automação, cobertura, especificações do setor

A organização do gerenciamento de documentos eletrônicos na empresa é um processo caro e demorado. Nem todo mundo pode automatizar todos os locais de trabalho ao mesmo tempo e combinar todas as cadeias de trabalho com documentos em um único sistema.

Programas especializados vêm em socorro, permitindo automatizar pelo menos determinadas áreas da empresa e organizar o menor gerenciamento possível de documentos eletrônicos. Esses programas para gerenciamento de documentos eletrônicos na organização estão disponíveis até para as menores entidades comerciais. Geralmente eles são adquiridos para necessidades contábeis (contábil e contábil de impostos) com elementos do fluxo de trabalho de pessoal.

Essa não é a melhor maneira de implementar o gerenciamento de documentos eletrônicos na empresa. Porém, na ausência dos recursos necessários, a automação de seções e serviços individuais da empresa ajuda a facilitar parcialmente o trabalho com documentos.

Especialistas na área de gerenciamento de documentos eletrônicos recomendam uma abordagem diferente. Se uma empresa não tiver recursos suficientes para implementar um sistema eficaz completo de trabalho com documentos, o problema não deverá ser resolvido localmente. O gerenciamento eletrônico de documentos não deve ser implementado em áreas selecionadas, mas como um sistema comum que une todos os departamentos. Ao mesmo tempo, é inicialmente possível estabelecer um conjunto mínimo de funções e aumentar gradualmente a funcionalidade, ajustando o sistema às necessidades e à escala da empresa.

Recentemente, houve uma separação de desenvolvedores de programas de gerenciamento de documentos eletrônicos por específicos do setor (programas separadamente para o setor público, telecomunicações, etc.).

A seguir, detalhamos mais detalhadamente o gerenciamento legal de documentos eletrônicos de pessoal (o que procurar ao criá-los em uma situação em que a empresa não pode organizar um sistema unificado de gerenciamento de documentos).

Quando é necessário um gerenciamento de documentos eletrônicos de pessoal e é possível ficar sem ele?

O gerenciamento eletrônico de documentos de RH é um dos elementos de um sistema eletrônico de gerenciamento de documentos em uma organização.

Os documentos de pessoal em sua diversidade não são inferiores ao serviço de contabilidade - o líder em termos de volume de documentos primários criados e recebidos. Muito depende de nuances como:

  • escala e estrutura da organização,
  • as especificidades de suas atividades,
  • fragmentação geográfica de unidades estruturais,
  • rotatividade de pessoal
  • outros recursos (presença de funcionários remotos, condições de trabalho perigosas e perigosas, etc.).

Todas essas nuances são levadas em consideração ao decidir se uma organização precisa do fluxo de trabalho do pessoal eletrônico.

Se uma empresa é composta por um diretor, um contador-chefe e 5 a 7 funcionários, o gerenciamento de documentos eletrônicos pode se tornar um evento muito caro e incómodo. Se a empresa for grande, com uma extensa rede de agências e condições de trabalho específicas, a automação dos procedimentos documentais é indispensável.

Os detalhes da organização do intercâmbio eletrônico de documentos de pessoal serão descritos abaixo.

1. Proteger dados pessoais

Nesse assunto, deve-se proceder dos requisitos:

  • Lei "Dados Pessoais", de 27 de julho de 2006, nº 152-FZ,
  • Decreto do Governo da Federação Russa “Sobre a aprovação dos requisitos para a proteção de dados pessoais ...” de 11.11.2012, nº 1119.

Para fazer isso, você deve fornecer (parágrafo 15 dos Requisitos):

  • segurança das instalações em que o sistema de informação está localizado contra acesso não autorizado por pessoas não autorizadas,
  • segurança dos suportes de dados pessoais,
  • acesso a documentos pessoais de um círculo limitado de pessoas que cumprem suas funções oficiais,
  • uso de ferramentas de segurança da informação,
  • a implementação de outras medidas obrigatórias.

2. Regular o procedimento para obter e usar assinaturas eletrônicas

Nesse assunto, deve-se proceder das normas da lei “Sobre Assinaturas Eletrônicas” de 06.04.2011 nº 63-FZ. Dada a importância dos documentos pessoais (inclusive na resolução de disputas trabalhistas), ao assiná-los, o gerente da empresa deve usar uma assinatura eletrônica qualificada aprimorada (UKEP). O uso de outros tipos de assinaturas eletrônicas (simples ou aprimoradas não qualificadas) pode resultar no reconhecimento de atos locais da empresa como inválidos.

3. Delinear documentos de pessoal

Os documentos de pessoal são divididos em dois grupos:

  1. Formada em formato eletrônico.
  2. Criado exclusivamente em papel.

É precisamente aí que encontram-se dificuldades significativas na criação de um sistema de gerenciamento de documentos eletrônicos de pessoal em uma organização. Uma parte significativa dos documentos de pessoal deve ser executada apenas em papel e certificada pela assinatura pessoal das partes na relação de trabalho (funcionário e (ou) empregador).

É necessário familiarizar os documentos individuais e as informações pessoais do funcionário com um recibo (por exemplo, uma ordem para impor uma sanção disciplinar), e o especialista em RH, ao corrigir os dados nos cartões pessoais dos funcionários, deve certificar todas as correções com uma assinatura pessoal.

5. Fixar no ato local formas de documentos eletrônicos de pessoal

Os formulários de documentos pessoais executados em formato eletrônico devem ser fixados em regulamentos especiais. Todas as nuances do trabalho com esses documentos devem ser registradas lá: o procedimento para fazer ajustes neles, os termos e métodos de armazenamento, os tipos de assinaturas eletrônicas para documentos com significado legal separado etc.

Gerenciamento de documentos eletrônicos de pessoal: o que os legisladores estão planejando?

O progresso não pára. Gradualmente, os documentos pessoais que sempre existiram apenas em papel também são transferidos para o formato eletrônico.

Até a presente data, é legalmente permitido que um contrato eletrônico de trabalho seja concluído com um funcionário remoto se ele tiver uma assinatura eletrônica (artigo 312.3 do Código do Trabalho da Federação Russa).

Saiba mais neste material.

Embora para a introdução generalizada de contratos eletrônicos, ainda sejam necessários estudos legislativos separados.

Para livros trabalhistas eletrônicos, as discussões no nível legislativo vêm ocorrendo há vários anos.

Para mais detalhes, consulte o link.

Em geral, a posição das autoridades é clara: o gerenciamento eletrônico de documentos na área de pessoal será introduzido em um futuro próximo. O Ministério do Trabalho já lançou um experimento sobre sua implementação (despacho de 26 de março de 2018 no 194), segundo o qual, em formato eletrônico em várias empresas:

  • o horário de trabalho é levado em consideração
  • os funcionários são apresentados a atos locais, componentes salariais, descrições de cargos,
  • informar sobre o início das férias,
  • elaborar viagens de negócios.

A introdução do fluxo de trabalho do pessoal eletrônico permitirá que os empregadores passem pelas verificações trabalhistas pela Internet (remotamente).

Gerenciamento legal de documentos eletrônicos na empresa

Questões legais nas atividades de negócios surgem regularmente.

Se a empresa possui um advogado ou serviço jurídico, é racional organizar o gerenciamento de documentos eletrônicos da documentação legal com sua subsequente integração ao gerenciamento geral de documentos eletrônicos da empresa. Esse sistema permite:

1. Coordenar o processo de aprovação do contrato

A harmonização de modelos para contratos prontos é uma característica do processo de todas as empresas. Leva muito tempo e requer o envolvimento de especialistas de vários serviços (financeiro, técnico, jurídico e outros). Nesse processo, o gerenciamento eletrônico de documentos permite coordenar todo o processo de aprovação e enviar rapidamente o contrato à contraparte.

O sistema legal de gerenciamento de documentos eletrônicos deve permitir:

  • crie uma lista de pessoas para aprovação,
  • controlar o momento da consideração e ajustes,
  • resolver outros problemas (enviando o contrato para revisão, entregando-o para assinatura, etc.).

2. Trabalhar efetivamente com reivindicações e reivindicações.

Para conduzir a reclamação e o trabalho de reclamação, o especialista do serviço jurídico deve ter um pacote completo de documentos de origem. Esses documentos podem nascer dentro da própria empresa e vir de fora (de contratados). Para coletar todas essas informações fragmentadas, é necessária uma interação operacional com vários serviços (contabilidade, vendas e outros departamentos).

O regulamento é importante para detalhar questões relacionadas à coleta de todas as informações necessárias para advogados em formato eletrônico.

O sistema deve ser configurado para que:

  • todos os documentos de origem foram entregues ao contratado em tempo hábil,
  • modelos de documentos prontos de advogados foram automaticamente enviados à gerência para aprovação,
  • a possibilidade de fazer ajustes foi realizada,
  • todas as etapas do trabalho com um documento podem ser rastreadas,
  • Os cronogramas para a preparação de reivindicações e reivindicações foram rastreados.

3. Manuseie prontamente as solicitações

Os advogados precisam preparar cartas para as contrapartes, cópias de vários documentos, respostas a pedido das agências reguladoras e policiais, etc. A introdução do gerenciamento eletrônico de documentos permitirá que você acompanhe:

  • quando o pedido for recebido pelo contratante,
  • quanto tempo existe para sua execução,
  • data de envio da resposta final.

Esse tipo de controle permite disciplinar não apenas o advogado (executor), mas também os iniciadores da solicitação, o que contribui para a transferência oportuna da solicitação e sua execução.

Todo o procedimento para trabalhar com solicitações eletrônicas deve ser descrito nos regulamentos: os termos da solicitação, os requisitos para a integridade dos dados de origem, o tempo para executar a solicitação.

Para desenvolver um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos, é necessário analisar o sistema atual de gerenciamento de documentos na empresa, determinar as principais tarefas e concluir o projeto. Em seguida, coloque o sistema em operação, treine pessoal e corrija o procedimento para trabalhar com o gerenciamento eletrônico de documentos em um ato local interno (regulamento, instruções).

Conteúdo da seção

Esta seção foi desenvolvida para aqueles que estão começando a se familiarizar com o tópico de gerenciamento de documentos eletrônicos. A seção ajudará você a formar uma idéia básica do gerenciamento de documentos eletrônicos sem aprofundar-se em questões complexas. Hora de estudar 1-1,5 horas.

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ECM – это просто или сложно?

Hoje, 100% dos documentos no escritório são criados em formato eletrônico, mas até agora mais de 80% dos documentos criados são impressos (para aprovação, familiarização, introdução)! Esse formato pode ser eficaz? Parece que a introdução do gerenciamento eletrônico de documentos é a ação mais razoável por parte dos tomadores de decisão ...

Mas a necessidade de aprimoramento dos negócios, na automação, não é formada imediatamente e, somente após receber vários sinais, os especialistas em gerenciamento e responsáveis ​​chegam à conclusão de que, para resolver problemas atuais, a empresa precisa de um sistema de informações especiais para gerenciamento de conteúdo (sistema ECM). Ou seja, é necessário gerenciar informações em todos os estágios de sua existência até que se tornem desatualizadas.

Para entender a necessidade expressa, para ver os benefícios aplicados do uso de uma solução de TI específica, é necessário não apenas "crescer", mas também entender como o sistema ECM é estruturado em geral. Quais fases do gerenciamento de informações são cobertas pela infraestrutura do ECM? O que é possível fazer com as informações em cada estágio? Quais regras governam os processos de interação com as informações? Como uma teoria extensa se traduz em prática?

Esta seção de nossos recursos da Internet coletou e estruturou materiais que simplesmente cobrem questões complexas relacionadas ao gerenciamento de conteúdo corporativo.

O que é um documento eletrônico, EDMS, ECM

Existem muitas definições do que é um documento eletrônico, EDMS, ECM. Vamos tentar dar a você o mais compreensível e amplo deles.

Documento eletrônico - Este é um determinado conjunto de informações (texto, imagem, gravação de som) armazenadas em um computador (arquivos do Word, Excel, etc.). Esse conjunto de informações é acompanhado por um cartão com atributos, assim como os livros em uma biblioteca são acompanhados por um índice de cartões. Por atributos (nome, autor, data de criação, etc.). O documento pode ser encontrado rapidamente.

Fluxo de trabalho (fluxo de trabalho) é uma sequência de ações dos funcionários em um processo comercial específico. Por exemplo: a sequência de ações é "receber um documento, registrar um documento, revisar um documento, executar um documento" e o processo comercial é "trabalhar com os apelos dos cidadãos".

Gerenciamento eletrônico de documentos (EDO) é uma maneira de organizar o trabalho com documentos, em que a maior parte dos documentos é usada em formato eletrônico e armazenada centralmente.

Sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (EDMS) é um programa de computador (software, sistema) que permite organizar o trabalho com documentos eletrônicos (criar, modificar, pesquisar), bem como a interação entre funcionários (transferência de documentos, emissão de tarefas, envio de notificações, etc.).
Além disso, o EDMS é chamado EDMS (Electronic Document Management Systems) - um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos.

ECM (Enterprise Content Management) - na tradução, esse termo soa como "gerenciamento de recursos de informações corporativas (conteúdo, conteúdo, conteúdo)". Esse conceito é um pouco mais amplo que o EDMS. Sob o sistema ECM, entende-se um conjunto de tecnologias, ferramentas e métodos usados ​​para coletar, gerenciar, acumular, armazenar e fornecer informações (conteúdo) a todos os consumidores da organização. Por exemplo, para se tornar um sistema ECM, um EDMS deve conter meios para digitalizar documentos, garantir a segurança dos documentos, manter regras para armazenamento de documentos, etc.

Definições mais precisas e "científicas" desses e de outros termos podem ser encontradas no Glossário. Também recomendamos que você se familiarize com os materiais da rubrica Fundamentos do gerenciamento de documentos eletrônicos.

Você precisa de um sistema ECM

Para avaliar se você precisa de um sistema EDMS ou ECM, responda às seguintes perguntas:

  • Você pode encontrar imediatamente o documento certo ao falar ao telefone com um parceiro importante?
  • você pode dizer com certeza quais dos pedidos emitidos atualmente não foram concluídos e quais estão em atraso?
  • Tem certeza de que a velocidade atual de aprovação de documentos cria uma imagem positiva da sua organização?
  • Você está satisfeito com a quantidade de papéis que estão em sua mesa?
  • você pode dizer com segurança onde o documento emitido por você para aprovação está localizado atualmente?

Se você respondeu negativamente a 3 ou mais perguntas, pense seriamente em comprar um sistema EDMS ou ECM.

Também recomendamos que você se familiarize com os materiais das seções:

Benefícios do Gerenciamento Eletrônico de Documentos

Transparência de processos de negócios. O sistema fornece a capacidade de rastrear as etapas dos processos de negócios, o que torna todas as atividades da organização completamente transparentes para gerenciamento e controle.

Melhorando a disciplina executiva. Segundo as estatísticas, 20% das tarefas recebidas não são realizadas pelos funcionários responsáveis ​​por elas. Fornecendo controle total de todas as etapas do trabalho de gerenciamento, o sistema ECM afeta diretamente a disciplina de desempenho dos funcionários.

Tempo reduzido gasto por gerentes e funcionários. O uso do sistema reduz o tempo gasto em quase todas as operações de rotina com documentos (criação, pesquisa, aprovação, etc.). Além disso, há uma aceleração do fluxo de trabalho e, como resultado, de todos os processos na organização.

Confidencialidade da informação. Um vazamento de informações confidenciais pode resultar em milhões de perdas para a organização. Diferentemente do gerenciamento tradicional de documentos em "papel", o sistema ECM fornece acesso aos documentos estritamente de acordo com os direitos de usuário atribuídos, todas as ações no documento (leitura, alteração, assinatura) são registradas.

Conformidade com a ISO 9000. O estabelecimento da gestão da qualidade tornou-se uma das tarefas prioritárias das empresas russas. Um dos requisitos para um sistema de gerenciamento da qualidade (SGQ) é o gerenciamento de documentos e a interação de informações fornecidos com transparência. Vantagens de usar um sistema ECM ao configurar um SGQ:

  • garantir a implementação rigorosa das seções da norma ISO 9001: 2000 para gerenciamento de documentos e registros,
  • suporte à implementação de regulamentos pelos funcionários no âmbito dos processos de negócios descritos,
  • a provisão de fundos para controle pela administração do SGQ.

Facilidade de inovação e aprendizado. Graças ao sistema de notificação, construído com base no sistema ECM, você pode rapidamente trazer novas regras de trabalho para todos os funcionários. O tempo de treinamento para novos funcionários é reduzido devido à capacidade de pesquisar rapidamente as informações necessárias para o trabalho (regulamentos, instruções, etc.). Rotas e modelos de documentos são facilmente alterados, após o que os funcionários começam a trabalhar automaticamente de uma nova maneira.

Desenvolvimento da cultura corporativa. O processo de implementação de um sistema ECM estabelece e mantém uma cultura corporativa. A otimização das interações dos funcionários e o desenvolvimento de conexões horizontais levam à formação de equipes. Ao mesmo tempo, cresce a responsabilidade de cada funcionário pelo cumprimento da qualidade da tarefa que lhe foi dada.

Vantagem competitiva. A implementação do sistema ECM afeta diretamente as vantagens competitivas da empresa em relação a outros players do mercado. Aumenta a velocidade e a qualidade do serviço ao cliente, acelerando o movimento dos fluxos de informações e o controle preciso de todos os processos. O funcionamento de até uma grande empresa se torna mais móvel e menos dependente de funcionários "insubstituíveis" específicos.

Tecnologia ECM

O gerenciamento de informações corporativas (ou conteúdo) pode ser abordado do lado da prática e do lado da teoria. Sem dúvida, os aspectos práticos do ECM são interessantes principalmente por causa de seu foco nos negócios. No entanto, para que diversas questões práticas sejam formadas em um sistema de conhecimento estruturado, é necessária uma base teórica sobre o componente técnico. Para fazer isso, é necessário prestar atenção aos componentes do ciclo de vida indicado na definição canônica do glossário da AIIM (Associação para gerenciamento de informações e imagens): captura (captura), gerenciamento (gerenciar), armazenamento (armazenamento), proteção (preservar) e entrega de informações ( Entregar).

As informações são gerenciadas durante todo o ciclo de vida das informações: desde sua criação ou entrada na organização, até a entrega ao usuário final ou destruição após o término do período de armazenamento. As informações permeiam todos os processos da organização, são criadas e processadas em diferentes sistemas de informação e usando vários aplicativos, mas apenas o ECM enfatiza que deve haver uma abordagem unificada para gerenciar as informações ao longo de todo o seu ciclo de vida.

Vale a pena prestar atenção ao fato de que, do ponto de vista comercial, os estágios do ciclo de vida de um documento são importantes e têm um impacto direto nos processos de negócios quando um documento participa de fluxos de trabalho. Do ponto de vista puramente técnico, esses estágios não carregam uma carga semântica pronunciada, eles são indicados pelo termo geral "gerenciamento de documentos".

Leia mais sobre as tecnologias de gerenciamento de informações nos artigos:

Funcionalidade e classificação dos sistemas EDMS e ECM

Segundo a empresa de pesquisa Gartner, os sistemas ECM podem ser classificados como compatíveis com pelo menos três das seis funções:

  • gerenciamento de documentos (extrato / devolução, controle de versão, segurança, agrupamento de documentos etc.),
  • trabalho conjunto sobre documentos comuns e apoio às equipes de projeto,
  • digitalizar documentos e gerenciar imagens de documentos em papel,
  • gerenciamento de registros para armazenamento de arquivos de longo prazo, automação de regras e regulamentos de armazenamento, garantindo a conformidade dos registros com a legislação e as regras regulatórias,
  • fluxo de trabalho para dar suporte a processos de negócios, roteamento de conteúdo, atribuição de tarefas e estados de trabalho, rastreamento de rota e controle de execução,
  • Gerenciamento de conteúdo da Web para automatizar publicações, gerenciamento dinâmico de conteúdo e interação do usuário para essas tarefas.

De acordo com o número de funções implementadas, o EDMS é dividido em:

  • sistemas de escritório
  • arquivos eletrônicos
  • sistemas de fluxo de trabalho
  • sistemas complexos ou de ECM.

Você pode se familiarizar com este tópico nos títulos da seção "SED e ECM funcionais":

Um exemplo de um processo de negócios em um sistema ECM

A seguir, é apresentado um diagrama de processo de negócios na notação BPMN, que considera um exemplo de trabalho em um sistema ECM com documentos recebidos (registro, observação, execução) recebidos pela organização por correio, fax, e-mail e sujeitos a registro. O documento é inserido no sistema imediatamente após a admissão na organização e depois "se move" em formato eletrônico.

Práticas recomendadas para organizar processos de negócios em um sistema ECM

Para as organizações que trabalham em EDMS / ECM, surge uma oportunidade para realizar uma papelada simplificada e focar nos processos de negócios. Ou seja, o registro de documentos e o controle de pedidos pela secretária nesse caso são usados ​​apenas quando se trabalha com correspondência enviada e recebida, para documentos internos essas etapas são excluídas. Isso não significa que todos os processos de negócios parem, e ninguém faz nada e não controla. A execução de determinadas ordens é realizada como parte de tarefas e tarefas (fluxo de trabalho), acompanhando o status do qual você também pode controlar o andamento do processo. Ao mesmo tempo, o número de tarefas horizontais está aumentando, dentro da estrutura de processos de negócios padrão ou “casos”, nos quais não é necessário passar por cadeias de coordenação com os gerentes seniores.

O sistema ECM geralmente se torna o sistema "circulatório" da empresa e afeta muitos processos de negócios, permitindo que eles sejam mais eficientes. Falaremos com mais detalhes sobre as melhores práticas para organizar esse trabalho.

Como fazer amigos sistemas ERP e ECM

O ERP (Enterprise Resource Planning) é uma estratégia de gerenciamento empresarial focada na otimização de recursos (produção, financeiro, mão-de-obra) através de um sistema de informação.

Embora os sistemas ERP e ECM funcionem com informações corporativas, a natureza dessas informações é completamente diferente. A base desses sistemas ERP são informações bem estruturadas. Um documento do sistema ERP é uma forma claramente definida (descrevendo um dos recursos - finanças, ativos materiais, instalações de produção), onde um conjunto de detalhes corresponde aos seus valores e uma certa lógica de processamento.

Um documento do sistema ECM (unidade de conteúdo) é principalmente informação não estruturada. Não há diferença para um sistema ECM - um documento de texto, uma tabela, um arquivo de vídeo ou um desenho. O sistema incluirá igualmente esses documentos nos processos de aprovação comercial, atribuirá direitos ou buscará o documento desejado.

A integração de ERP e ECM na empresa é talvez a maneira mais natural e menos arriscada de combinar a funcionalidade desses sistemas.

Leia mais sobre a integração dos sistemas ERP e ECM:

O que você não deve esperar de um sistema ECM

Atualmente, a automação complexa das empresas está sendo construída com a integração de vários sistemas, cada um dos quais resolve uma certa variedade de problemas. Portanto, é muito importante determinar corretamente o que exatamente deve ser implementado em cada sistema.

O sistema EDMS e ECM concentra-se principalmente no trabalho com informações não estruturadas; portanto, as tentativas de resolver alguns problemas serão ineficazes.

Considere os requisitos mais comuns dos clientes, cuja implementação nos sistemas EDMS e ECM deve ser razoável.

Administração de RH. Apesar de o gerenciamento de RH estar diretamente relacionado aos documentos, a tarefa dessa direção não está no gerenciamento dos próprios documentos, mas no gerenciamento contábil e de pessoal. É necessário obter várias amostras pelo pessoal (por educação, gênero, especialidades, data de admissão / dispensa, etc.), pois essas informações devem ser armazenadas de forma estruturada no banco de dados, e não na forma de documentos não estruturados separados. A criação de cada documento deve refletir sobre a mudança no estado do pessoal; portanto, para automatizar o gerenciamento de RH, é mais aconselhável usar sistemas especializados de gerenciamento de pessoal que possam ser integrados ao sistema ECM para armazenar informações não estruturadas (currículos, fotografias, pedidos de pessoal etc.). Além disso, é útil automatizar os processos para reconciliar esses documentos no sistema ECM.

Contabilidade de documentos financeiros. A situação é semelhante aos documentos financeiros estruturados: faturas, faturas, trabalhos executados, etc. Sistemas de contabilidade especializados, bem como módulos especializados de um sistema ERP, destinam-se a impostos e contabilidade, baseados em documentos primários. O sistema ECM não pode substituí-los, embora a digitalização e organização de um arquivo eletrônico de imagens digitalizadas de documentos financeiros sejam tarefas do EDMS. A necessidade de implementar essas soluções geralmente surge com grandes volumes de documentos e participantes de processos de negócios que trabalharão com documentos financeiros como documentos EDMS, levando em consideração direitos de acesso, assinaturas digitais, etc.

O uso combinado dos sistemas ECM e ERP é útil nos seguintes níveis:

  • armazenamento de imagens de documentos no ECM, mantidas no ERP,
  • armazenamento de relatórios ERP no ECM, incl. EDS assinado,
  • coordenação de documentos e entradas do diretório ERP usando o sistema ECM.

Além disso, agora é possível trocar documentos financeiros (faturas, contratos, faturas e atos) com contrapartes em formato eletrônico. E o armazenamento desses documentos no EDMS dará uma vantagem adicional. Mais detalhes.

Os materiais úteis para estudar este tópico serão:

Especialmente para contadores, preparamos um pequeno livro (coleção de artigos):

Análise e modelagem de processos de negócios.

Como regra, os sistemas da classe BPM (Business Process Management) são usados ​​para analisar e modelar processos de negócios. Essas são ferramentas especializadas de análise de negócios de uma empresa ou empresa de consultoria externa. Os processos de negócios simulados podem conter ações não relacionadas a documentos, executadas manualmente (por exemplo, entrega de documentos por correio), entidades externas (por exemplo, fornecedores) ou com suporte para outras classes de sistemas (ERP, CRM).

O EDMS clássico pode fornecer algumas informações para a análise de processos de negócios (por exemplo, na forma de relatórios sobre atrasos na execução de certos tipos de tarefas). Mas isso é apenas uma pequena parte dos dados necessários para uma análise completa.

É aconselhável integrar o EDMS e os sistemas de modelagem de acordo com os dados de referência, por exemplo, tipos de documentos ou estrutura organizacional. Além disso, será eficaz usar o EDMS como um provedor de dados para analisar os processos de negócios existentes que são executados no EDMS.

Por outro lado, os sistemas de gerenciamento de documentos disponíveis no mercado geralmente ultrapassam a estrutura do EDMS e se aproximam da classe de sistemas BPM; então, os recursos podem incluir um ou outro funcional para análise e modelagem.

Você pode ler mais sobre o posicionamento do sistema ECM sob o título Lugar do ECM no sistema de informações corporativas.

Efeito da implementação

Avaliar o efeito de um projeto de ECM é essencialmente o mesmo que avaliar a eficácia de um projeto de TI e avaliar um projeto de TI da avaliação de qualquer projeto em uma empresa.

Иногда компании могут внедрять информационные технологии, практически не задумываясь об экономическом эффекте. Isso é possível nos casos em que os problemas de TI a serem cobertos são óbvios e não exigem justificativa adicional. Por exemplo, comprar um computador para uma secretária ou implantar um sistema de contabilidade. Aqui, o motivo é a maturidade das tecnologias da empresa, sem as quais a empresa simplesmente não pode ser considerada eficaz. Em outros casos, o efeito é quase impossível de calcular, embora a necessidade de implementação esteja além da dúvida. E, às vezes, o cálculo do efeito é mais caro que a própria tecnologia (como fornecer aos funcionários acesso ilimitado à Internet). Em todos esses casos, é dada mais atenção aos custos do projeto e ao potencial da solução, por exemplo, com que facilidade outras tarefas da empresa podem ser resolvidas com a ajuda do sistema implementado.

O EDMS e as soluções baseadas nele nem sempre podem ser atribuídos a sistemas cujo efeito é claro. Os métodos tradicionais de análise da eficiência do uso de ativos para informações não são aplicáveis, bem como a fórmula “a relação entre lucro e custo total é eficiência”. Isso se deve ao fato de as informações serem um ativo intangível que participa da produção, juntamente com os recursos materiais e trabalhistas. A implementação do sistema ECM é acompanhada por uma mudança nos processos de negócios e nos custos de mão-de-obra. Os custos dos sistemas de informação, incluindo o ECM, são na maioria dos casos custos indiretos, que só podem ser calculados por unidade de produção usando algum modelo de planejamento econômico, que geralmente é difícil de formalizar.

O que é a implementação de um sistema ECM

Escolher e adquirir um sistema ECM é apenas o primeiro passo para criar o gerenciamento eletrônico de documentos em uma organização. Antes que o sistema funcione e realmente comece a surtir efeito, o processo de implementação está à frente. Se você nunca implementou nenhum sistema de informação, explicaremos qual é a implementação e por que ela é necessária.

A implementação de um sistema ECM geralmente consiste nas seguintes etapas:

  • organização do projeto, alocação de pessoal (gerente de projeto e grupo de trabalho),
  • pesquisa corporativa e design de soluções para o uso de sistemas ECM,
  • afinação e adaptação do sistema ECM,
  • treinamento de pessoal
  • operação de teste.

A empresa pode organizar o processo de implementação de forma independente ou com o envolvimento de uma empresa implementadora de terceiros. No primeiro caso, levará mais tempo e esforço por parte de nossos próprios funcionários, o tempo de implementação provavelmente será adiado. No segundo caso, serão necessários custos financeiros significativos para pagar pelos serviços de uma organização de terceiros, mas o tempo e o resultado do projeto serão mais garantidos.

De qualquer forma, as seguintes regras são obrigatórias para uma implementação bem-sucedida:

  • a participação ativa da gerência na implementação e uso do sistema ECM,
  • identificação e treinamento aprofundado de funcionários-chave para a implementação e suporte do sistema ECM,
  • organização de treinamento para todos os usuários e fornecimento de instruções para trabalhar com o sistema.

Você pode encontrar recomendações constantemente atualizadas sobre a organização do processo de implementação em nossa seção Implementação do gerenciamento de documentos eletrônicos.

Problemas e riscos da implementação de um sistema ECM

De várias maneiras, os problemas e os riscos da implementação de um sistema ECM coincidem com os projetos para a implementação de outros sistemas de informações em toda a empresa e levam aos seguintes consequências negativas:

  • violação dos termos do projeto,
  • violação do orçamento do projeto,
  • realização incompleta de objetivos (o sistema funciona, mas não totalmente: menos / pior que o planejado),
  • falha completa da implementação (após a implementação, o sistema realmente não funciona).

Especificidade de risco ao implementar um sistema de ECM, está relacionado ao fato de que, em um curto período de tempo, é necessário transferir a maioria dos funcionários para métodos de trabalho completamente novos para eles (leitura de documentos em formato eletrônico, obtenção de resoluções e assinaturas eletrônicas de gerenciamento, etc.). Os riscos mais característicos da implementação de um sistema ECM incluem:

  • Usuários conservadores, rejeição de novos métodos de trabalho,
  • baixa alfabetização computacional de usuários comuns e gerência sênior,
  • processos não estruturados (falta de regulamentação),
  • equipamento técnico insuficiente / inadequado,
  • gerenciamento de projetos nebulosos.

Maneiras de evitar riscos geralmente padrão:

  • projeto preliminar detalhado do sistema ECM nesta empresa,
  • diretrizes claras e um exemplo pessoal de liderança,
  • treinamento de equipe e suporte operacional na solução de problemas.
  • implementação em fases.

Confiabilidade e validade de um documento eletrônico

O campo de gerenciamento de conteúdo eletrônico e interação eletrônica está agora se desenvolvendo ativamente. A legislação também está se desenvolvendo, algumas normas são fixadas nela depois que se estabelecem na vida e outras, pelo contrário, aparecem com a introdução de atos legislativos.

Determinar a confiabilidade e o significado legal de um documento em papel é um procedimento compreensível para todos: o documento deve ter as assinaturas e selos necessários. Mas como determinar a precisão de um documento eletrônico?

Para isso criado assinatura eletrônica (EP) - Este é o requisito de um documento eletrônico projetado para protegê-lo contra a falsificação. O ES permite identificar o proprietário da assinatura e estabelecer a ausência de alterações no documento eletrônico após sua assinatura.

Na sua representação mais simples, o mecanismo do PE funciona da seguinte maneira. É alocado um centro de certificação (departamento ou organização externa) que, usando software especializado, gera os chamados "certificados de chave" para cada usuário. Uma chave ES é uma sequência única de caracteres. Consiste em uma chave privada (está disponível apenas para o proprietário, com sua ajuda, o proprietário pode assinar um documento eletrônico) e uma chave pública (está disponível para todos, é possível determinar quem assinou o documento eletrônico e quando).

Ao usar um sistema ECM, todas as “dificuldades” que um usuário pode encontrar são ocultas. Como regra, o usuário deve simplesmente selecionar a função desejada: “Assinar o documento” (o documento assinado pela assinatura eletrônica será simultaneamente fechado para alterações) ou “Obter informações sobre assinaturas”. A legitimidade dos documentos eletrônicos é reconhecida pelos tribunais e por terceiros.

Se você deseja estudar a questão do uso de assinaturas eletrônicas, consulte a seção Apenas sobre assinatura eletrônica / assinatura digital.

Se você deseja estudar diferentes áreas da legislação - familiarize-se com os materiais do cabeçalho Documentos normativos e aspectos legais.

Aparelhos conceituais e tipos de gerenciamento de documentos eletrônicos

O gerenciamento eletrônico de documentos (EDO) é um sistema de processos automatizados para processamento de documentos eletrônicos que implementa o conceito de "papelada sem papel".

O desenvolvimento e a introdução ativa do gerenciamento eletrônico de documentos começaram nos anos 90, quando um grande número de programas de automação de escritório apareceu no mercado russo. Desde então, esse setor vem se desenvolvendo ativamente. Mais e mais organizações estão se esforçando para introduzir um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos, a fim de aumentar a eficiência do tempo de trabalho e minimizar o custo do processamento manual de documentos.

O principal elemento do gerenciamento de documentos eletrônicos é um documento eletrônico criado usando ferramentas de processamento de informações do computador e armazenado como um arquivo de um formato ou outro em uma mídia de computador.

A introdução do gerenciamento eletrônico de documentos permite que a empresa receba as seguintes vantagens:

  • registro único de um documento, permitindo identificá-lo com precisão no sistema,
  • execução paralela de várias operações, reduzindo o tempo de movimentação do documento e aumentando a eficiência da execução,
  • movimentação contínua do documento, que permite identificar a pessoa responsável por sua execução a qualquer momento do processo,
  • uma única base de dados de documentos, excluindo a possibilidade de duplicação,
  • pesquisa eficaz de um documento com informações mínimas sobre ele,
  • um sistema de relatório eficaz que permite controlar o movimento do documento em cada estágio do fluxo de trabalho.

Dependendo das especificidades da organização, existem vários tipos de gerenciamento de documentos eletrônicos:

  • EDI de produção,
  • Gerenciamento EDI
  • arquivamento
  • EDI de RH
  • EDI de contabilidade
  • armazém EDO,
  • EDO tecnológico,
  • EDI secreto e confidencial.

Pode haver tantos sistemas de gerenciamento de documentos eletrônicos quanto atividades. Se necessário, você pode automatizar qualquer gerenciamento de documentos particulares.

Funções e eficácia do EDI

O conjunto de funções EDI necessárias é determinado pelas tarefas enfrentadas pela automação do gerenciamento de documentos na empresa. As funções básicas do EDI podem ser as seguintes:

  • criação de uma versão eletrônica do documento,
  • criação de um cartão de atributo de um documento,
  • formação de texto a partir de um modelo pronto com substituição de valores variáveis ​​de um cartão de documento,
  • procure cartões de documentos,
  • a formação de um documento eletrônico usando um modelo no papel timbrado da organização,
  • salvar documentos em vários formatos,
  • criando rotas de documentos e controlando seu movimento,
  • manutenção de revistas, classificadores e livros de referência,
  • registro e classificação dos documentos registrados no programa,
  • enviando lembretes e notificações,
  • aprovação de documentos
  • geração de relatórios sobre movimentação e execução de documentos.

A eficácia do uso do gerenciamento eletrônico de documentos nas organizações é avaliada quantitativa e qualitativamente. Os indicadores quantitativos podem ser medidos e avaliados em termos de custos de material e tempo:

  • redução de tempo em média de 75% no processamento e criação de documentos: registro, correspondência, busca, execução de operações de controle,
  • aceleração do movimento dos fluxos de informação: transferência de um documento de uma unidade para uma unidade ou empresa parceira, preparação de documentos padrão, coordenação, velocidade de distribuição de informações dentro da empresa,
  • economia de materiais e recursos na forma de uma redução no custo de material de escritório, suprimentos e armazenamento de documentos.

Os indicadores de qualidade são avaliados em termos de melhoria e desenvolvimento de vários aspectos da empresa:

  • aumento da produtividade do trabalho dos funcionários em até 25%, devido à presença de um único espaço de informações, simplificação dos processos de trabalho em equipe, controle efetivo da execução de documentos,
  • redução dos riscos de perda de documentos,
  • aumentar a velocidade de aprovação e aprovação de documentos,
  • crescente cultura corporativa.

Como mostra a prática, o efeito econômico da introdução de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos em uma empresa será maior, mais funcionários estarão envolvidos no EDI.

Requisitos para sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos

O sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (EDMS) é um aplicativo especial que fornece aos participantes a troca de documentos eletrônicos de importância legal. Todos os sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos podem ser classificados de acordo com vários critérios:

  1. EDS com sistemas avançados de armazenamento e recuperação. Seu segundo nome é arquivos eletrônicos.
  2. EDS com sistemas de roteamento desenvolvidos que garantem a movimentação de documentos pelas rotas especificadas.
  3. EDS com um sistema para apoiar o gerenciamento da organização e a acumulação de conhecimento. Normalmente, esses sistemas combinam as propriedades dos dois anteriores. Além disso, em tal sistema, é possível usar roteamento rígido e livre. EDMS semelhantes são usados ​​em grandes empresas e agências governamentais.
  4. EDS com o apoio do trabalho em equipe. Tais sistemas visam organizar o trabalho coletivo dos funcionários, mesmo que eles estejam geograficamente separados. Oferecer a capacidade de procurar informações, discussões e compromissos, incluindo reais e virtuais, além de serviços para armazenamento e publicação de documentos.
  5. EDS com serviços adicionais: gerenciamento de projetos, email, cobrança, serviço de CRM.

As funções mais populares do EDMS são:

  1. Armazenamento e recuperação de documentos.
  2. Suporte de trabalho de escritório.
  3. Encaminhamento e controle da execução de documentos: elaboração de rotas de documentos, suporte a ações durante as rotas, notificação dos funcionários sobre o recebimento de um novo documento, controle automático do tempo de execução.
  4. Preparação de relatórios analíticos, como um relatório sobre o emprego atual, o desempenho do trabalho em documentos e pedidos em atraso.
  5. Garantir a segurança da informação, incluindo autenticação do usuário, suporte à assinatura digital eletrônica, criptografia de documentos e cartas, auditoria do trabalho no sistema.

Alguns EDS têm funções específicas que permitem expandir as possibilidades de uso, integrando-se a outros sistemas.

Uma característica do sistema interno russo de gerenciamento de documentos eletrônicos da organização é a sua orientação vertical: o documento deve passar por uma série de aprovações e aprovações da gerência sênior antes de chegar ao contratado. Além disso, no trabalho do escritório doméstico, existem partes integrantes como o sistema de registro, preparação de relatórios e controle sobre a execução. Nesse sentido, os EDMS mais famosos do mercado russo são produtos de desenvolvedores locais (ver Fig.).

Fig. Gráfico de demanda de vários EDMS em empresas russas

Como escolher um EDMS adequado para sua empresa

Como os desenvolvedores oferecem muitos programas de automação de escritório, é importante não cometer erros ao escolher um ou outro EDMS. Existem vários critérios importantes pelos quais você pode entender se o programa é adequado para a empresa ou não.

  1. A maturidade do EDMS, incluindo o tempo de sua existência no mercado, o número de empresas que aplicaram com sucesso o sistema em seus trabalhos, a disponibilidade de atualizações. Novos sistemas têm uma alta probabilidade de erros e, como resultado, falhas na organização do gerenciamento de documentos eletrônicos da empresa.
  2. Conformidade com a organização padrão do setor.
  3. Cumprimento das metas e objetivos da empresa.
  4. O nível de suporte técnico para o EDMS da empresa em desenvolvimento durante a instalação e durante a operação.
  5. A possibilidade de alterar o EDMS em caso de expansão da organização.
  6. Disponibilidade de documentação para administrar ou alterar as configurações do EDS.
  7. Proteção EDS. O sistema deve garantir a proteção das informações de acordo com a política de segurança da empresa.
  8. O tempo necessário para restaurar o EDMS após um mau funcionamento.
  9. O custo da EDS, incluindo o custo de compra, licença, administração e suporte técnico.

A escolha do sistema depende do que o cliente planeja obter, de quais recursos possui e qual é o nível de desenvolvimento da empresa no campo do gerenciamento de documentos eletrônicos.

Para finalmente determinar qual EDMS instalar na empresa, é recomendável executar algumas etapas simples:

  • realizar uma análise comparativa de vários EDMS que melhor atendam aos requisitos,
  • estimar o custo de propriedade de um programa,
  • estudar esquemas de licenciamento e escolher a melhor opção,
  • familiarize-se com a gama de serviços fornecidos pelo fornecedor,
  • Explore vídeos de demonstração
  • instale a versão demo do programa,
  • estudar a funcionalidade do EDMS e destacar o mais importante do ponto de vista da empresa.

Após uma análise abrangente dos dados obtidos, você pode tomar a decisão final sobre a instalação de um programa na empresa.

Implementação de gerenciamento eletrônico de documentos

Implementar o gerenciamento de documentos eletrônicos em uma organização não é uma tarefa tão simples. Não basta comprar o programa, instalá-lo em computadores e colocá-lo em funcionamento. O sucesso da implementação depende de várias condições.

  • Participação ativa na automação de escritório pela gerência da empresa. Uma solução rápida para questões organizacionais relacionadas à implementação do EDI, bem como o impacto sobre os gerentes de nível médio e subordinados que resistem à inovação, ajuda a alcançar esse objetivo com sucesso.
  • A conformidade com as etapas de instalação permitirá que você cumpra os prazos exigidos e o orçamento.
  • O interesse dos principais usuários. Ao automatizar o fluxo de trabalho, é necessário levar em consideração os interesses dos funcionários que trabalharão diretamente no programa.
  • A preparação adequada da documentação do projeto ajudará a evitar inconsistências entre o contratado e o cliente durante a operação do sistema.

Quanto mais esses princípios são levados em consideração no processo de implementação, maior a probabilidade de a transição da empresa para o gerenciamento de documentos eletrônicos ser bem-sucedida.

O procedimento para organizar o gerenciamento de documentos eletrônicos em uma empresa é o seguinte.

  1. Desenvolvimento de especificações técnicas.
  2. A escolha das soluções de TI.
  3. Descrição dos processos de negócios.
  4. Elaborar estimativas, cronogramas, uma lista dos recursos necessários e um plano de trabalho geral.
  5. Implementação de gerenciamento eletrônico de documentos.
  6. Testando o programa.
  7. Iniciando o EDMS em operação.
  8. Monitorando o uso do sistema.

No processo de introdução de um EDMS em uma empresa, inevitavelmente surgirão problemas e riscos, levando a uma violação dos prazos de lançamento do projeto, excedendo o orçamento, realização incompleta dos objetivos enfrentados pelo EDMS ou até mesmo uma interrupção completa da implementação do programa.

A especificidade dos riscos na implementação do EDI, bem como na implementação de qualquer sistema de informação em toda a organização, deve-se ao fato de que em um período relativamente curto é necessário transferir uma parte significativa dos funcionários para métodos novos e incomuns de trabalho para eles. Os principais riscos incluem o seguinte:

  • Conservação dos funcionários
  • alfabetização insuficiente dos trabalhadores em informática,
  • falta de regulamentação para os principais processos,
  • equipamento técnico ruim
  • falta de gerenciamento claro do projeto.

Para evitar problemas indesejados durante a organização do gerenciamento de documentos eletrônicos, é necessário projetar o trabalho do EDMS na empresa em detalhes, organizar sua introdução em fases, treinar a equipe e fornecer suporte operacional na resolução de problemas associados ao trabalho do EDMS.

Em geral, a introdução do gerenciamento eletrônico de documentos não é apenas uma inovação, mas um passo radical em direção ao gerenciamento moderno dos fluxos de informação. De acordo com a CNews Analytics, o mercado doméstico de EDMS é um dos segmentos de desenvolvimento mais ativo do setor de TI. Isso ocorre porque o principal consumidor dos programas é o setor público, e o interesse do estado garante a estabilidade de todo o mercado.

Gerenciamento eletrônico de documentos como parte da implementação de um sistema integrado de automação comercial

Denis Seleznev, chefe da área de Automação: 1F do KSK Group, a maior empresa de consultoria envolvida no desenvolvimento e instalação de seu próprio programa de automação comercial, First Form, nos contou como organizar e lançar o sistema de gerenciamento eletrônico de documentos:

“Algumas empresas, especialmente as pequenas, acreditam que a automação dos processos de negócios de uma empresa para economizar dinheiro pode muito bem ser realizada em partes - primeiro contabilidade, depois papelada e depois todo o resto. De fato, essas economias imaginárias podem subsequentemente resultar em grandes inconvenientes e na necessidade de custos adicionais. Imagine que uma empresa está desenvolvendo, ela enfrenta a tarefa de combinar todos os programas díspares em um sistema comum, mas muitas vezes acontece que isso é impossível ou quase impossível. Diferentes programas de automação não podem funcionar em um único modo e você deve iniciar o processo de automação desde o início.

É muito mais lucrativo, mais simples e mais conveniente instalar imediatamente um sistema integrado que cubra todos os processos de negócios da empresa e tenha a capacidade de expandir-se no caso de novos processos de negócios. O grupo KSK oferece a seus clientes um desenvolvimento único - um sistema abrangente de "Primeira Forma". Entre suas vantagens estão a velocidade de implementação, a adaptabilidade do sistema a várias tarefas de negócios, simplicidade, mobilidade e lucratividade. Note-se que o “Primeiro formulário” tem um custo fixo e não exigirá custos adicionais do cliente durante a operação. Também garantimos suporte técnico de alta qualidade e treinamento da equipe. ”